Hợp Đồng Bảo Trì Thang Máy Cần Có Điều Khoản Nào?

Hợp Đồng Bảo Trì Thang Máy Cần Có Những Điều Khoản Nào?

Một hợp đồng bảo trì thang máy dùng được phải trả lời rõ bảy câu hỏi. Bảo trì bao lâu một lần, làm những hạng mục gì, vật tư nào đã tính trong phí. Bao lâu có mặt khi thang hỏng, ai được quyền dừng thang, hồ sơ ghi chép ra sao và chấm dứt hợp đồng thế nào. Thiếu câu nào, phần thiệt gần như luôn thuộc về bên đang sử dụng thang.

Dưới đây là 7 nhóm điều khoản cùng thứ mà mỗi nhóm bắt buộc phải ghi rõ được:

Khác biệt giữa một hợp đồng chặt và một hợp đồng lỏng nằm ở cột bên phải chứ không nằm ở cột bên trái. Hầu hết mẫu đang lưu hành có đủ bảy tên mục nhưng để trống đúng phần định lượng. Kinh nghiệm đọc báo giá thang máy cũng đúng với hợp đồng bảo trì thang máy: soi từng dòng chi tiết thay vì nhìn con số tổng ở cuối trang.

Riêng nhóm phạm vi hạng mục, chủ đầu tư nên đối chiếu với quy trình bảo trì thang máy gia đình gồm những hạng mục nào, rồi so ngược lại danh mục mà đơn vị bảo trì đưa ra.

Tần Suất Trong Hợp Đồng Bảo Trì Thang Máy Bao Nhiêu Là Đúng?

Tần suất bảo trì không phải con số hai bên tự do thỏa thuận, vì quy chuẩn đã đặt sẵn mức sàn. QCVN 02:2019/BLĐTBXH quy định thang máy trong quá trình sử dụng phải được bảo trì định kỳ ít nhất 03 tháng một lần. Riêng thang lắp tại chung cư, văn phòng, bệnh viện, khách sạn, nhà máy sản xuất và khu vực công cộng thì mức sàn là 01 tháng một lần.

Thang máy gia đình nằm ngoài phạm vi quy chuẩn vừa nêu. Nhóm này áp QCVN 32:2018/BLĐTBXH, trong đó ghi thang phải được bảo dưỡng định kỳ không được quá 03 tháng một lần, và giữa các lần bảo dưỡng vẫn phải kiểm tra để kịp thời xử lý mối nguy hiểm. Không ít bài viết gộp chung hai quy chuẩn nên dẫn sai căn cứ, vì vậy gia chủ nên hỏi thẳng đơn vị bảo trì đang áp văn bản nào.

Bảng dưới đây đối chiếu mức sàn theo quy chuẩn với mức đội kỹ thuật Phụng Hoàng áp thực tế cho 4 loại hình công trình thường gặp:

Điểm chung của bốn nhóm trên là tần suất đi theo cường độ sử dụng chứ không theo giá trị đầu tư. Thang tải khách phục vụ nhà trọ chạy vài trăm lượt mỗi ngày sẽ mòn ron cửa và giãn cáp nhanh hơn hẳn thang gia đình bốn tầng. Vì vậy con số ghi trong hợp đồng bảo trì thang máy phải là con số đơn vị bảo trì đi được thật, không phải con số dễ nhìn lúc chào giá.

Để biết thêm khung quy chuẩn đầy đủ và được cập nhật mới nhất, chủ đầu tư có thể tham khảo thêm trong bài viết: Tiêu chuẩn thang máy theo QCVN và TCVN.

Phạm Vi Công Việc Và Vật Tư Thay Thế Được Tính Thế Nào?

Chi phí trong hợp đồng bảo trì thang máy chia làm ba lớp, và hợp đồng chặt là hợp đồng tách bạch được cả ba. Đầu tiên là công bảo trì định kỳ, tính trọn theo tháng hoặc theo quý. Kế đến là vật tư tiêu hao như dầu mỡ bôi trơn, thường đã gộp trong phí. Cuối cùng là linh kiện thay thế, gần như luôn tính riêng, và đây là chỗ phát sinh.

Nhóm linh kiện thay thế chỉ minh bạch khi hợp đồng ghi đúng chủng loại thiết bị đang lắp. Nếu văn bản chỉ ghi chung chung là máy kéo hoặc tủ điện, tới lúc thay thì bên sử dụng không còn căn cứ để đối chiếu cấp thiết bị mới với cấp cũ. Có 3 cụm nên yêu cầu ghi đích danh nhãn hiệu và model ngay trong phụ lục:

• Máy kéo. Đây là cụm đắt nhất và dễ bị thay lệch cấp nhất. Thị trường Việt Nam phổ biến ba nhóm gồm Fuji của Hàn Quốc ở tầm trung, Montanari của Italia ở tầm cao và ZIEHL-ABEGG của Đức ở tầm cao cấp.
• Tủ điện và bo điều khiển. Cụm này quyết định thang chạy êm hay giật, và mỗi hãng dùng linh kiện thay thế riêng.
• Cáp tải. Cáp là chi tiết an toàn nên phải ghi rõ quy cách và số sợi, tránh lần thay sau bị đổi sang loại mỏng hơn.

Ba cụm này chiếm phần lớn giá trị thay thế trong vòng đời một thang máy, nên ghi đích danh từ lúc ký sẽ tiết kiệm hơn hẳn vài trăm nghìn chênh lệch phí tháng. Quy chuẩn cũng đứng về phía bên sử dụng: đơn vị bảo trì có nghĩa vụ xuất trình chứng từ nguồn gốc, xuất xứ, chứng nhận hợp quy và báo cáo thử nghiệm của vật tư thay thế.

Với thang tải hàng, chi tiết nhỏ nhưng đáng đưa vào hợp đồng là vật liệu cabin và cửa. Inox sọc bị trầy vẫn đánh sáng lại được, còn inox gương thì không.

Vì Sao Không Nên Chốt Hợp Đồng Chỉ Dựa Trên Tổng Tiền?

Vì rủi ro nằm ở các dòng thông số giữa trang, còn con số tổng chỉ nằm ở cuối trang. Một công trình thang tải hàng tại Bình Phước là ví dụ đội kỹ thuật Phụng Hoàng vẫn nhắc khi tư vấn. Hố thang rộng nhưng tải trọng khách yêu cầu lại nhỏ, nên bản vẽ cabin không dùng hết kích thước hố. Bản vẽ đã trình đầy đủ, phía sử dụng duyệt mà không để ý dòng kích thước, tới khi lắp xong mới phát hiện hàng không lọt. Chi phí nới lại cabin tốn bằng một nửa số tiền làm cả cái thang.

Đó là hợp đồng lắp đặt, nhưng cơ chế gây thiệt hại giống hệt ở hợp đồng bảo trì thang máy: một bên ký vào văn bản mà chưa đọc phụ lục kỹ thuật. Hai phụ lục cần soi kỹ nhất là danh mục hạng mục kiểm tra và bảng phân định vật tư.

Điều Khoản Xử Lý Sự Cố, Cứu Hộ Và Quyền Dừng Thang

Khối điều khoản sự cố cần ghi đủ ba thứ: khách báo hỏng bằng cách nào và kèm thông tin gì, đơn vị bảo trì có mặt trong bao lâu, ai được quyền dừng thang. Một hợp đồng bảo trì thang máy chặt sẽ tách cả ba thành ba dòng riêng.

Phần báo hỏng thường được viết rất mờ, kiểu bên A thông báo cho bên B khi có sự cố. Theo kinh nghiệm tiếp nhận của đội kỹ thuật Phụng Hoàng, hai thứ làm thay đổi hẳn chất lượng chẩn đoán từ xa là ảnh chụp thang lúc bị hư và ảnh chụp ký tự đang hiện trên button tầng. Mã hiển thị cho biết thang dừng vì cửa, vì quá tải hay vì mất tín hiệu, nhờ đó kỹ thuật mang đúng linh kiện đi ngay.

Ô thời gian có mặt phải là một con số, không phải một tính từ. Các mẫu đang lưu hành thường tách hai mốc, chẳng hạn một hợp đồng bảo trì thang máy chung cư ghi không quá 2 tiếng trong giờ hành chính và 4 tiếng ngoài giờ. Mốc cụ thể tùy năng lực từng đơn vị, nhưng ô này để trống thì bên sử dụng không có căn cứ để yêu cầu.

Điều khoản hay bị bỏ sót nhất lại là quyền dừng thang. Văn bản nên cho phép kỹ thuật viên cắt điện và niêm phong thang ngay khi phát hiện mất an toàn, không cần chờ duyệt, bởi khoảng thời gian chờ duyệt chính là khoảng nguy hiểm nhất. Đội kỹ thuật Phụng Hoàng xếp 3 dấu hiệu sau vào nhóm buộc dừng thang ngay:

• Cáp tải đã có sợi bị đứt. Cáp thép bện từ nhiều sợi nhỏ, một sợi đứt là tiết diện chịu lực đã giảm và các sợi còn lại xuống cấp nhanh hơn.
• Khung hố ngoài trời nghiêng ra ngoài hoặc mất bát liên kết. Đây là dấu hiệu kết cấu đỡ giếng thang đang mất liên kết với công trình.
• Nước chảy vào hố thang. Cần cúp thang ngay để nước không làm hỏng thiết bị điện tử trong giếng.

Ba dấu hiệu này khác hẳn nhóm bất thường thông thường như thang chạy ồn hay dừng tầng chưa ngọt, vốn có thể xử lý ở kỳ bảo trì gần nhất. Chủ đầu tư muốn phân biệt tiếng động nào cần gọi gấp có thể xem thêm bài viết: 5 lỗi khiến thang máy kêu to bất thường khi chạy.

Đi cùng nhóm này là phương án cứu hộ khi có người trong cabin. Điều khoản này cần ghi đơn vị bảo trì hướng dẫn thao tác cứu hộ cho ai tại công trình, và bộ cứu hộ tự động có được kiểm tra mỗi kỳ hay không. Bộ ARD đưa cabin về tầng gần nhất rồi mở cửa khi mất điện, nhưng chạy bằng ắc quy nên phải kiểm tra định kỳ mới còn tác dụng.

Hồ Sơ Và Kiểm Định Trong Hợp Đồng Bảo Trì Thang Máy

Hợp đồng bảo trì thang máy không thay thế được kiểm định an toàn, vì đây là hai việc do hai bên khác nhau thực hiện theo hai chu kỳ khác nhau. Bảo trì là dịch vụ kỹ thuật giữ thang chạy ổn định, làm mỗi tháng hoặc mỗi quý. Kiểm định là thủ tục pháp lý, chỉ tổ chức được Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội cấp phép mới được thực hiện.

Theo Thông tư 12/2021/TT-BLĐTBXH, chu kỳ kiểm định là 2 năm một lần với chung cư, văn phòng, bệnh viện, khách sạn và nhà máy sản xuất. Nhà ở riêng lẻ cùng các công trình còn lại áp mức 3 năm một lần, còn thang đã dùng trên 15 năm rút xuống 1 năm một lần. Mốc cũ tính theo 10 năm và 20 năm thuộc quy trình đã hết hiệu lực nhưng vẫn còn được nhiều nơi trích lại, chi tiết có trong bài kiểm định thang máy bao lâu một lần là hợp lý.

Vì hai việc tách nhau, hợp đồng cần ghi rõ đơn vị bảo trì hỗ trợ gì trong kỳ kiểm định: chuẩn bị thang, có mặt cùng kiểm định viên, khắc phục điểm chưa đạt. Khoản phí kiểm định do tổ chức kiểm định thu và thường tách khỏi phí bảo trì.

Hồ sơ là phần hay bị xem nhẹ. Quy chuẩn buộc đơn vị bảo trì ghi chép nội dung kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng vào lý lịch thang máy, và buộc bên quản lý lưu biên bản kết quả. Đây là nghĩa vụ theo quy chuẩn chứ không phải dịch vụ cộng thêm, nên hợp đồng bảo trì thang máy cần ghi rõ bên nào giữ bản gốc.

Bộ hồ sơ gốc nhận khi bàn giao gồm kết quả kiểm định an toàn và lý lịch thang máy, cần giữ lại cho những lần kiểm định sau. Chủ đầu tư sắp nhận bàn giao có thể tham khảo 5 điều cần lưu ý khi nghiệm thu lắp đặt thang máy. Để thang hết hạn kiểm định không dừng ở mức phiền phức: theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt với cá nhân là 20 đến 30 triệu đồng cho 01 đến 03 thiết bị, còn tổ chức thì gấp đôi.

Một câu hỏi nữa nên đặt lúc thương thảo là thang máy có được mua gói bảo hiểm hay không, đi cùng nhóm câu hỏi về loại động cơ, loại tủ điện, loại cáp và thời hạn bảo hành.

Điều Kiện Công Trình Nào Ảnh Hưởng Đến Hợp Đồng Bảo Trì Thang Máy?

Hợp đồng chỉ thực hiện được khi kỹ thuật viên có chỗ đứng để làm việc an toàn. Nghĩa vụ này còn được quy chuẩn đặt lên bên quản lý thang, gồm cung cấp hồ sơ và các điều kiện để đơn vị bảo trì thực hiện công việc.

Đội ngũ kỹ thuật Phụng Hoàng khuyến nghị ba mốc kích thước để việc bảo dưỡng về sau thuận lợi: hố pit sâu 800mm, khoảng trống đỉnh giếng tối thiểu 3200mm lọt lòng, phòng máy cao 1200mm. Đây là mốc rút từ các công trình đã triển khai, còn kết cấu và tải trọng cụ thể do đội kỹ thuật tính theo từng công trình.

Lý do nằm ở không gian lánh nạn. Khi kỹ thuật viên đứng trên nóc cabin hoặc làm việc dưới hố pit, nếu thang bất ngờ dịch chuyển thì khoảng hở phía trên và phía dưới là thứ giữ cho người thợ không bị kẹp. Hố pit quá nông và phòng máy quá thấp làm mất khoảng hở đó, và việc kiểm định cũng ngày một chặt hơn với những công trình cắt bớt các mốc này.

Với nhà thấp trần, cách xử lý không phải là giảm mốc an toàn mà là đổi cấu hình. Máy kéo dạng nằm nhỏ gọn thay cho máy đặt đứng, tủ điện đưa ra ngoài giếng ở tầng trên cùng để kỹ thuật thao tác ngay từ hành lang, bộ giới hạn tốc độ dùng governor điện tử.

Đi kèm là nhóm hạng mục cần đội thứ hai mới làm được, nên phải tách khỏi phí định kỳ. Vệ sinh kính bên trong hố thang là ví dụ rõ nhất, vì công việc này cần thợ kính phối hợp cùng kỹ thuật thang máy. Không tách riêng trong hợp đồng bảo trì thang máy thì tới lúc cần làm sẽ tranh luận bên nào chi trả.

Công trình chật vẫn ký được hợp đồng bảo trì, miễn là giới hạn tiếp cận được ghi thành văn bản. Một căn hộ cho thuê 6 tầng trên đường Phan Huy Ích có hố thang chỉ rộng 900mm và sâu 900mm, Phụng Hoàng vẫn triển khai được thang cáp kéo cửa mở tay. Ràng buộc như vậy cần nằm trong hợp đồng bảo trì thang máy ngay từ đầu, để hai bên biết trước thao tác nào cần thêm thời gian.

>>Xem thêm: Chiều sâu hố pit thang máy bao nhiêu là đạt chuẩn?

Nên Ký Hợp Đồng Bảo Trì Thang Máy Với Đơn Vị Nào?

Nên ưu tiên đơn vị có nhà xưởng riêng và đội bảo trì trực 24/7, thay vì công ty chỉ làm khâu thương mại. Khác biệt lộ ra lúc cần linh kiện, khi đơn vị có xưởng chủ động gia công và thay nhanh, còn đơn vị thương mại phải đặt hàng qua bên thứ ba rồi chờ. Mức phí thấp lúc ký vì thế có thể đổi thành những đợt chờ đợi dài về sau.

FAQ – Câu Hỏi Thường Gặp Về Hợp Đồng Bảo Trì Thang Máy

1. Hợp đồng bảo trì thang máy có bắt buộc theo quy định không?

Quy định bắt buộc là bảo trì định kỳ và lưu hồ sơ kết quả, chứ không bắt buộc một mẫu hợp đồng cụ thể. Khi cần chứng minh đã thực hiện đúng nghĩa vụ đó, hợp đồng cùng biên bản từng kỳ là bằng chứng gọn nhất, nên thực tế hầu hết công trình đều ký.

2. Thang máy gia đình ít sử dụng có cần ký hợp đồng bảo trì không?

Có. QCVN 32:2018 ghi mức bảo dưỡng không được quá 03 tháng một lần và không đặt điều kiện theo tần suất sử dụng. Thang ít chạy vẫn xuống cấp ở ron cửa, dầu bôi trơn và ắc quy của bộ cứu hộ, những thứ hỏng theo thời gian chứ không theo số lượt đi.

3. Hợp đồng bảo trì thang máy nên ký thời hạn bao lâu?

Phổ biến nhất là 12 tháng vì dễ gắn với chu kỳ ngân sách và mốc kiểm định. Với đơn vị mới hợp tác lần đầu, chủ đầu tư có thể ký kỳ đầu 6 tháng để đánh giá tốc độ phản hồi và chất lượng biên bản, sau đó mới gia hạn dài hơn.

4. Có nên đổi đơn vị bảo trì khác với đơn vị đã lắp đặt không?

Được, quy định không ràng buộc phải dùng đúng đơn vị lắp đặt. Điều cần làm là bàn giao đầy đủ lý lịch thang máy cùng hồ sơ kiểm định, và hợp đồng bảo trì thang máy mới nên ghi rõ hiện trạng thiết bị lúc tiếp nhận. Đơn vị lắp đặt vẫn có lợi thế vì nắm cấu hình gốc và chủ động linh kiện đồng bộ.